本連載では、メカ設計の経験が豊富で、3D CADの導入推進や業務効率化につながるアイディアの立案・実践を進めてきた設計者の岡山氏に話を聞いています。
初回である前回の記事では、業務効率化を進める際の重要な観点となる「ECRS」とはどのようなものか、具体的な経験も含めて聞きました。2記事目である今回は、3D CAD導入を推進した際の経験から、自社で新たな取り組みを開始する際のポイント・注意点について聞いていきます。
これまで、自社では行われていなかった新たな取り組みをうまく進めていくためには、あらかじめ準備や関係者との調整をしておく必要があります。効率の悪い取り組みを改善しようとしたものの、うまく進まなかった経験がある人の参考になる内容です。
ぜひ一度、目を通していただければと思います。
| 岡山氏： 機械設計者。大手メーカーで内製向け装置の設計・開発にあたるなど豊富な経験を有するプロフェッショナル。業務効率改善のプロジェクトをリードし、仕組み化やルール策定、効率化する意識の浸透など、設計業務の効率化にも取り組む。 一之瀬隼（インタビュアー）： 国内外のメーカー向けに機電一体システムの開発・量産展開を担当する中堅エンジニア。制御設計寄りの業務が多いが、プロジェクトマネジメントに携わる過程で、メカ設計まで含めたシステム設計全体の業務効率改善に関心を持っている。 |
3D CADの導入を推進する立場になった際の経験
一之瀬：岡山さんは、3D CADの導入を推進する立場として活動されていたのですよね。その際の苦労や進め方などを教えてもらえますか？
岡山氏：当時働いていた企業では2D CADが主流でした。世の中では3D CADを導入する企業が増えており、自社でも3D CADを試してほしいと上司から相談を受けました。3D CADは、図面を視覚的に理解しやすく作業工程を簡略化できることに加えて、設計情報の管理や関連資料の作成効率化、検討の早期化などさまざまなメリットがあります。
一之瀬：私はCADを扱ったことがないのですが、新しいシステムを導入するときは慣れるまで苦労します。3D CADの導入に対して、周囲からネガティブな意見はありましたか？
岡山氏：同僚の中には、3D CADの導入に対して、不安感や抵抗感を感じている人もいました。ただ、不安や抵抗を感じるのは、3D CADに慣れておらず、わからないことが多いからです。使い始めて、慣れてしまえば多くのメリットを感じられます。実際に、3D CAD導入に否定的だった人も、使い方に慣れたら大きく意見を変え、3D CADを推進する意見を出してくれるようになりました。
3D CADに抵抗がある中で導入を推進する工夫
一之瀬：岡山さんは、3D CADに対して同僚から抵抗のある中、どのように導入を推進していったのでしょうか？
岡山氏：自分で3D CADを実際に使ってみて、いろいろなメリットがあると感じたので、どうすれば職場全体でうまく使えるか、使ってもらえるかを考えながら進めました。導入することのメリットを共有することはもちろんですが、それだけではうまくいかないので、いくつか取り組みを進めました。
承認プロセスの変更で導入したシステム・ツールの使用を必須に
岡山氏：いくら有用なシステム・ツールだったとしても、その有用さを拡散・共有するだけでは定着させるのは難しいです。導入推進のワーキンググループを作っても、グループ以外のメンバーは、なかなか使ってくれないと思います。
一之瀬：私も同様の経験があります。岡山さんは、3D CADを職場に定着させるために、どのような取り組みを行ったのでしょうか？
岡山氏：ワーキンググループの中で、開発・設計プロセスへどのように組み込んだらいいか目途がついたら、それを標準的なプロセスとして定義します。社内規定・部内規定・チーム内でのルールなど、粒度は状況次第だと思いますが、承認プロセスに組み込んでいけば、使わざるを得なくなりますので、自然に慣れていきます。特に若手は、決め事にすればきちんと取り組んでくれる場合が多いです。
一之瀬：それで使用者が増えてくればノウハウも溜まりますし、わからなくても相談できる人が増えるので、全体で活用していこうという空気ができてきますね。
推進者・キーマンとなる人材を見つける
岡山氏：複数の部署など、個人では対応できない範囲で新たなシステムを導入する場合には、対象の職場ごとに職場内でうまく広めてくれるような推進者・キーマンを見つけることが重要です。
一之瀬：本業務とは別に、特命業務として役割が与えられることがあると思いますが、そのイメージでしょうか？
岡山氏：特命業務は、組織上の役割としては有効だと思うのですが、それよりも主体的にシステムを活用し、自発的に広めてくれるような人が望ましいですね。
ただ、推進者・キーマンとして適している人は、その特性からいろいろな所で声がかかっていて忙しいことが多いです。例えば、導入推進の経験を積むことによる育成面でのメリットなどを上長に伝えて、工数を確保してもらう交渉をするのも一つの案だと思います。
他社の事例を参考にする
岡山氏：自社が導入を進めたいシステムを、他社がどのように導入しているか、どのように活用しているかを調べることも効果的です。必ずしも、自社にそのまま展開できるとは限りませんが、参考にして自社に応用することは可能です。
一之瀬：設計・開発業務の場合だと、なかなか事例を探すのも難しい気がします。
岡山氏：そうですね。ノウハウに直結する内容になってしまうこともあるため、簡単には事例を見つけられないと思います。普段から主体的に情報を取りに行く姿勢を持つこと。また、システムを導入するベンダーとの関係をうまく構築しておくと、参考となる情報が得られるかもしれません。急にはできないので、普段から必要な際に情報を得られるような環境を作っておくことが大事ですね。
慣れるまでのプロセスを簡略化する
岡山氏：新しいシステムの導入時には、慣れていないことに対する抵抗感が強くあります。できるだけ抵抗感なく慣れてもらうためには、使用するプロセスをできる限り簡略化してあげることが重要です。
一之瀬：具体的なアイディア・取り組みを教えてもらえますか？
岡山氏：基礎的な所ですが、例えばチーム全体にファイルを共有する必要がある場合には、ワンクリックで共有できるようなバッチファイルを作るとか。操作を簡略化すること、直感的に操作できるようにすることが重要です。
他にも、変更前のシステムで行っていた一般的な作業については、新しいシステムで同じことをするための手順をまとめておくといいですね。
流行りに流されず本当に必要かどうかの判断が重要
岡山氏：世の中で話題になっている、流行りになっていることがあると上位判断で導入が進められることがあります。トップダウンで決まると、うまくいかないことが多いです。本当に必要かどうかは自社の状況に合わせた判断が必要です。
最終目標を明確にする
一之瀬：新たなシステムを導入すべきか、流行っているものが自社に合うかどうかは、どのようなことを考えれば判断できるのでしょうか？
岡山氏：導入を検討しているもので「何を実現したいのか」最終的な目標を明確にすることが大事です。最終目標を明確にせずに、便利そうだから、役に立ちそうだからといって導入を進めると、導入の工数だけかかり、自社の業務には活かせない場合があります。「社会的意義を満たせるのか」、「自社の課題を解決できるのか」、「自社のプロセスを改善できるのか」などを考えてみるといいでしょう。
既存システムとの関係・連携を考慮する
一之瀬：自社でも活かせると結論を出せた場合、さらに気を付けることは何かありますでしょうか？
岡山氏：多くの企業では、すでに何らかのシステムを導入済みであり、その置き換えや機能拡張として導入する場合が多いと思います。従来のシステムと連携していたシステムに対して、新たなシステムがうまく連携できるかどうか、機能重複がないかどうかは十分に確認するべきです。特に、業務効率化のために導入したシステムが従来のシステムとうまく連携できずに、業務量が増えてしまっては本末転倒です。導入の判断をする前に、周辺業務にはどのようなものがあるか、新たなシステムの導入でどう変わるかを事前に確認しておくといいでしょう。
制御設計者の独り言
筆者の職場でも新しいツール、システムの導入をする機会はありますが、時間がかかってなかなか切り替えが進まず、並行で使用する期間が長くなりがちです。今回岡山氏が紹介してくれた中でも、上司承認が必要なプロセスに組み込むことは、自身が取り組んだ業務プロセスの変更でも効果的でした。
また、導入するシステムやツールを検討する際には、既存業務をECRSの観点で考えることも重要です。ECRSの観点でメリットが見出せなければ、時間をかけて無理に導入することのメリットは少なく、デメリットの方が大きいかもしれません。
世の中で流行っているから、上司に指示されたからという理由で取り組まずに、自社および自身の所属する職場の状況に当てはめて判断することが重要です。
